Володарі часу. Як правильно планувати робочий день?
Ось вам задачка: Петренко і Сидоренко працюють в одному відділі, обидва приходять вчасно, разом обідають, не затримуються після закінчення трудового дня. Але чомусь Сидоренко встигає зробити вдвічі більше Петренка, знаходить час для своєї родини, працює ефективніше, та й виглядає бадьоріше. Запитання: у чому секрет? Відповідь можна дати, не заглядаючи в гугл – очевидно, що Сидоренко не з чуток знайомий з системою «тайм-менеджмент» і вміє планувати свій час, тоді як бідний Петренко загруз в рутині і не встигає виконати навіть найпростіші завдання.
Так як же навчитися планувати свій робочий день, зробити його максимально продуктивним і зберегти до вечора сили і енергію?
Отже, ось 5 простих правил, які допоможуть все встигати:
Правило 1. Складайте списки.
Знайдіть зручний формат ведення щоденника – комусь важливо, щоб справи були розписані по днях і по годинах, а хтось краще сприймає завдання, коли вони сформовані в строгий стовпчик. Ви можете ввести власні умовні позначення – наприклад, окличні знаки для термінових справ. Практика показує, що виконані справи найкраще викреслювати яскравим маркером – це зробить ваш перелік завдань наочним, а в кінці дня дуже приємно у всіх фарбах побачити скільки важливих справ вже виконано.
Правило 2. Забудьте про лаври Юлія Цезаря.
На жаль, здатністю робити кілька справ одночасно має дуже мало людей. У більшості ж спроба поєднувати виконання декількох завдань, як правило, обертається повним фіаско – всім відомо, що зазвичай відбувається під час погоні за двома зайцями. Постарайтеся виконувати завдання послідовно, від самого важливого і складного до найбільш простому і ви побачите, що окремо кожне з них займає набагато менше часу.
Правило 3. Всьому свій час.
Зверніть увагу на те, що деякі завдання найбільш ефективно виконуються в певний час дня. Так, наприклад, роботу, яка потребує занурення в себе і особливої зосередженості краще всього планувати на ранок, коли голова свіжа, а в кабінеті панують тиша і спокій. А от ділові комунікації з колегами найлегше вести в середині дня, коли всі доступні для спілкування і налаштовані на робочий лад.
Правило 4. Влаштовуйте перерви.
Робіть 3-4 хвилини на перерву щогодини. Це допоможе вам зберегти бадьорість і концентрацію уваги. Ось тільки бажано не присвячувати цей час перекуру – залишатися активним і жвавим вам швидше допоможе легка гімнастика або чашка зеленого чаю.
Правило 5. Насолоджуйтеся результатом.
Соціологами доведено, що людям набагато легше працюється, коли результат діяльності не змушує себе чекати. Саме тому нам буває так просто втратити інтерес до великого, тривалого проекту. Якщо перед вами стоять довгострокові завдання, намагайтеся приділяти їм кілька годин свого часу, а потім переходьте до виконання короткострокових проектів, ефект від яких ви відчуєте вже зараз.